Izazovi digitalizacije na konkretnom primjeru: Služe li tablet računala gradskih vijećnika svojoj svrsi?

Prošlo je nekoliko godina otkad su za potrebe rada porečkog gradskog vijeća kupljena tablet računala. Ideja je bila smanjiti troškove printanja radnih materijala koji se prije sjednica pripremaju za svakog vijećnika - često na stotinama listova papira.

Pozdravili smo ovu odluku, budući da prati globalne trendove elektronskog načina poslovanja i smanjenja potrošnje papira. Pokazalo se da takav način rada ima brojne pozitivne strane. Da nije riječ o pukom trendu pokazuju računice troškova uredskog materijala te transparentnost i kvaliteta informiranja - što je itekako bitno za fleksibilnost i racionalnije upravljanje proračunskim novcem.

Pitanje je, međutim, koliko se glatko i efikasno tranzicija s papira na digitalni mediji može provesti u praksi. Uvođenje tableta u rad gradskih vijeća tek je jedan od aspekata širokog i dugotrajnog procesa digitalizacije. Korak je to koji u praksi može donijeti značajne uštede na materijalu, troškovima pripreme i dostave. Međutim, na porečkom se primjeru nametnulo pitanje koliko su se ti ciljevi uspjeli ostvariti u praksi.

Tableti kupljeni, dio materijala se i dalje printa

U vijećničkim klupama se tijekom sjednica i dalje se može vidjeti desetak svežnjeva materijala, koji ponekad imaju i po 500 listova papira. Na stolovima su i tableti koji se minimalno ili uopće ne koriste.

Gradskoj upravi smo postavili pitanje koliki je trenutni godišnji izdatak za tiskanje materijala za sjednice, postoji li razlika u odnosu na prijašnje, te imaju li vijećnici i dalje zadužene tablete ili su ih vratili?

Od gradskih službi i samog predsjednika Vijeća dobili smo odgovor kako, prema članku 17. Poslovnika o radu Gradskog vijeća, upravno tijelo osigurava vijećima uvjete za rad, u što među ostalim, spada i umnožavanje i dostava materijala.

Materijali se više ne tiskaju za svakog pojedinog vijećnika, kojih u porečkom vijeću ima 17. No, tiskaju se za potrebe pojedinih stranaka, nezavisnih vijećnika i klubova vijećnika. Tako po jedan tiskani primjerak dobivaju IDS, SDP, HDZ, SIP, predstavnik nacionalnih manjina, predsjednik vijeća i njegovi zamjenici, gradonačelnik i zapisničar. Drugim riječima, količina materijala koji se tiskaju je bitno manja nego ranije, ali je i dalje značajna.

Iz Grada dalje navode da kada su u proteklom mandatu prvi put nabavljeni tableti, procjena je bila da će se njihova nabava isplatiti kroz godinu dana. S obzirom na to da je dio vijećnika nastavio koristiti tiskane materijale, time je ovaj period produžen, te se procjenjuje da su tableti isplaćeni kroz period od dvije godine. Hoće li i u kojoj mjeri vijećnici koristiti tablete i uštedjeti na tiskanom materijalu, isključivo je osobna odluka svakog vijećnika, odgovaraju iz Grada.

Printanje ipak nije moguće posve ukinuti

Vrijedi se ipak zapitati je li printanje materijala samo navika pojedinaca, ili je priča složenija. Brojni rezultati istraživanja potvrđuju kako rad na ekranima pomaže brzini i multitaskingu, ali je dubina razumijevanja složene materije ipak veća nakon čitanja s printanih materijala.

To navodi na zaključak da printanje možda nije moguće potpuno ukinuti, ali ga je moguće - i potrebno - svesti na najnužnije. Kako bi se podržalo očuvanje okoliša, materijale je moguće printati na recikliranom papiru koji je, prema dostupnim nam izvorima, moguće nabaviti i po cijeni manjoj od cijene običnog papira.

Treba li tablet-računala darovati školama?

Već je 2015. jedan od vijećnika predložio da se tableti, koje su vijećnici dobili na korištenje, doniraju osnovnoj školi ili nekoj drugoj ustanovi, jer ih gotovo nitko na sjednicama ne koristi.

Ostaje za vidjeti hoće li se s vijećnicima utvrditi koliko se koriste i koji su najveći minusevi ovakvog načina rada radi eventualne prilagodbe računalnog sustava njihovim potrebama i utvrđivanja bi li se ciljevi bolje ispunili na neki drugi način pa je tablete bolje donirati.

Svakako, definiranje problematike poslužit će za donošenje budućih odluka vezano za optimalno uvođenje digitalizacije u poslovanje koja neminovno predstavlja budućnost za sve nas. (sj)